[PRODUCT] 사이드 프로젝트 운영하는 법(feat. 업무 효율화)

[티끌] 앱 서비스 프로젝트 운영하기

안녕하세요. 티플의 서비스 기획자 최윤아입니다! 저번 글에서는 서비스 기획자가 디자이너, 개발자와 소통하며 서비스가 어떻게 구현되는 지에 대한 내용을 설명드렸었는데요. 이번에는 팀 전체를 운영하는 관점에서 '더 효율적인 협업을 위해 티끌은 어떤 시도들을 하고 있는 지'에 대해 말씀 드리려고 해요!
 

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🚀 프로젝트 운영의 필요성(feat. PO/PM의 역할)

Tikkle by People, Tipple

이번 6월, 티플에는 프로젝트 운영의 R&R이 생기게 되었습니다!
티플은 특정한 규칙이나 푸시 없이도 잘 돌아가던 팀이어서 운영에 대한 필요성이 있을까?에 대한 부분을 많이 고민했던 것 같습니다. 그러나 항상 구성원 모두가 다음과 같은 물음을 지니고 있었습니다.
 

어떻게 하면 우리 팀이 더 효율적으로 일할 수 있을까?

 
이에 더 나은 티플을 만들기 위해 프로세스 개선의 필요성을 외치게 되었습니다.
 
우선, 우리가 지금까지 어떻게 일해왔는 지를 정리하는 것이 필요했습니다. 표면적으로 드러나는 상황들의 근본적인 원인을 찾기 위해서 먼저 Situation을 생각나는 대로 열거해보았습니다.
 

현재 티플 운영의 아쉬운 점

이미지 왼쪽에 보이는 것처럼 문제가 되는 상황은 크게 5가지가 있었습니다.

• 서로의 업무 진행 상황을 파악하고 있지 못 하다
• 문서가 파편화되어 있어 자료 수집 및 열람에 시간이 걸린다
• 론칭 딜레이가 반복된다
• 회의 시간이 2시간 이상으로 증가한다
• 협업에 대한 책임도가 낮다

이 5가지를 분류해보니, 노션의 비활성화와 명확하지 않은 마감 기한, 그리고 잦지 않은 커뮤니케이션이라는 3가지 이유가 도출되었습니다.  그리고 이 이유들은 다시 (1)업무가 체계적으로 진행되고 있지 않다는 점과 (2)커뮤니케이션이 부족하다는 점 2가지로 나눌 수 있었습니다. 
 
그래서 저희는 (1)업무 효율화와 (2)소통의 활성화라는 2가지 큰 목표를 갖고 프로젝트 운영 프로세스를 개선하게 되었습니다.
이번 편에서는 (1)업무 효율화를 위한 노션 개편을 중심으로 설명드릴 예정입니다! (2)소통의 활성화를 위한 규칙, 파트 개편에 대한 얘기는 다음 주 글로 찾아오도록 하겠습니다:)
 

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🚀 업무 효율화를 위한 방법(feat. Notion, 관계형 DB 설계)

노션 사용 실태와 해결책 도출 과정

우선 현재 프로젝트 진행 방식에서

1. 문제가 될 수 있는 부분을 짚어내고
2. 왜 문제가 될 수 있는 지
3. 꼭 개선이 필요한 작업인 지
4. 여러 문제의 공통점은 무엇인 지
5. 현재 단계에서 해결할 필요가 있는 문제인 지 구분했습니다.

지금 티플의 프로젝트 진행 방식을 제일 잘 볼 수 있는 것은 노션과 슬랙이었는데요. 티플은 '기록'이 잘 되어 있는 팀이라서 오프라인으로 만난 회의나 작업에 대한 결정 사항들도 모두 다시 보면서 문제점을 발굴해낼 수 있었습니다.
 
 
 
이러한 과정을 통해 크게 3가지의 개선점을 발견해냈습니다.

1. 프로덕트 팀 안에서 이뤄지던 슬랙 룰을 전체 룰로 확장하자. > 확장
2. 회의록, 할 일, 일정 등 파편화되어 있는 문서를 하나로 통합하자.  > 통합
3. 통합된 DB에서 필터링를 통해 각 파트 업무에 필요한 부분만 볼 수 있도록 만들자. > 활용

 
그 결과, 아래와 같은 해결책을 도출할 수 있었습니다.

🫵 확장성과 활용성이 높도록 문서를 통합해야 한다

그래서 우선, 다른 이름을 갖고 무분별하게 생성되었던 노션 페이지들을 같은 기능을 하는 것끼리 묶는 작업을 했습니다.
그 후, 필요 없는 페이지들을 ‘휴지통 페이지’에 넣었습니다.
 
같은 기능을 하는 것들은 하나의 데이터베이스로 구성하며 회의록, Action board, 참고자료 3가지 DB가 각각 통합되었습니다. 가령 회의록 같은 경우는 파트별 회의록, 전체 회의록, 해커톤을 위한 회의록, 현재는 없는 파트의 회의록 등이 있었는데요. 이를 하나로 취합해 자료 접근성을 높였습니다.
 
회의록이나 문서 자료집과는 차원이 다르게 업무 흐름을 한 눈에 파악할 수 있게 만든 Action board는 가장 골치 아픈 문제였습니다. 제가 생각하기에 ’할 일‘은

🤓 누가 담당하는 지
👏 어떤 파트와 협업하는 지
🕹️ 의사결정권은 누구에게 있는 지
⏰ Due는 언제까지인지
🔋 당장 할 필요가 있는 우선순위가 높은 일인지
📆 동반되는 선행 작업과 후속 작업은 무엇인 지

등의 정보를 포함해야 한다고 생각했기 때문입니다. 겉치레를 위한 Action Board가 아니라 실제로 프로젝트에서 유용하게 돌아가려면, task를 수행하는 사람이 전체 프로젝트 흐름과 자신의 업무 간의 관계를 제대로 파악하고 있어야 합니다.
 
 
티플은 더욱이 자발적이고 적극적으로 프로젝트에 참여하는 팀원들이었기 때문에 이러한 액션 보드의 도입이 업무의 효율성을 높여주는 데에 큰 도움을 줄 수 있을 것이라고 생각했습니다.
 

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🚀 Action Board를 통해 업무를 설계하는 법

 

(왼) 전체 회의에서 나오는 다음 스프린트 task (오) 실제로 Action Board에 적용된 task

 
전체 회의에서 다음 스프린트의 task를 모두 취합하고 있습니다. 다같이 얘기하며 업무 흐름을 파악한 후 구체적인 데드라인이나 부가적으로 추가되는 업무들을 조정합니다. 그 후 회의에서 나온 내용을 바탕으로 Action board에 추가해 액션 단위로 관리할 수 있게 합니다.
이때, 각 파트는 본인의 워크스페이스에서 오직 ’내가 해야 할 일‘만 볼 수 있도록 🔥관계형 데이터베이스🔥를 구축했는데요.  자기 파트에 대한 task는 자유롭게 추가할 수 있도록 linked DB ↔️ Origin DB가 양방향으로 상호작용할 수 있도록 설계했습니다.
 
 

전체 회의에서 나온 내용을 스프린트에 추가한 후, 슬랙으로 공유하는 티플

전체에 대한 흐름은 운영 측면에서 제어하되, 각자의 업무에 대한 부분은 본인이 관리하는 것이 ✔️너무 통제적이지 않으면서 ✔️중앙에서 팀을 컨트롤할 수 있는 방식이라고 생각했습니다. 
제가 확장, 통합, 활용성을 가진 노션을 설계하면서 지녔던 목적은 ‘✨노션이 일의 시작과 끝이 될 수 있어야 한다✨’였습니다.

💭일의 시작을 구성하는 PM의 역할은 다음과 같다고 생각합니다.

(1) 팀원들이 따로 계획하지 않아도 할 일이 모두 task로 들어가 있게 하는 것
(2) 무엇부터 시작해야 하는 지, 후속 작업은 무엇인 지 전체 흐름 상에서 업무를 명확하게 정의해놓는 것
(3) 일을 하러 들어왔을 때 🤔어딜 봐야하는 지, 🤔무엇을 찾아야 하는 지 고민하지 않도록 ’논의된 내용들‘을 각자의 업무에 자동으로 할당해 두는 것

피그마, 슬랙, 깃헙 등 다양한 툴을 사용해야 하는 팀원들에게 노션이 사용해야 하는 ‘의무’가 아닌 💭정말 사용해보니 좋더라!라는 생산성을 키워주는 툴로 인식되었으면 좋겠습니다.
 
 

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운영을 효율화하면서 노션 이외에도, 조직도, 스프린트 기간, 커뮤니케이션 및 의사결정 기준 등 다양한 것들을 새로 도입했는데요! 다음 주 블로그에서는 소통의 활성화를 위해 도입한 제도, 규칙, 문화 등을 위주로 소개해드리고자 합니다.
지금까지 티끌의 서비스 기획자 최윤아였습니다.🐶
 


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